Bu yazıdan aklınızda kalacaklar
- e-Fatura kayıtlı mükellefler arasında GİB üzerinden; e-Arşiv bireysel müşteriye ve kayıtlı olmayana, GİB'e raporlanır; VKN sorgusu otomatik.
- İnternet satışı yapan ve eşiği aşan mükellefler zorunlu; erken geçiş entegrasyon avantajı sağlar.
- Akış: kargoya verildiğinde tetikleme, entegratörde düzenleme, PDF müşteriye ve hesap sayfasına, muhasebeye aktarım; 7 gün kuralı.
- İade faturası, kurumsal e-Fatura, mikro ihracat KDV'siz fatura ve pazaryeri siparişleri için ayrı kurallar; aylık mutabakat.
E-ticarette her sipariş bir faturadır; günde 50 sipariş demek günde 50 fatura demek. Elle kesilen fatura sipariş başına 3 ile 5 dakika, hata ve gecikme riski; e-fatura entegrasyonu ise siparişten faturaya, faturadan müşteriye ve muhasebeye kesintisiz akış. Ama e-Fatura ile e-Arşiv farkı, kimin ne zaman zorunlu olduğu, entegratör seçimi, entegrasyonun tetikleme anı, iade faturası ve mikro ihracat gibi ayrıntılar çoğu işletmede belirsiz. Bu yazı, e-fatura entegrasyonunun nasıl çalıştığını, zorunluluk ve geçiş sürecini, entegratör seçimini, sipariş akışındaki yerini, özel durumları, muhasebe bağlantısını ve sık hataları anlatıyor.
Kısaca
e-Fatura kayıtlı mükellefler arasında GİB üzerinden iletilir; e-Arşiv bireysel müşterilere ve kayıtlı olmayanlara düzenlenir, GİB'e raporlanır. İnternet satışı yapan ve yıllık brüt satış hasılatı belirli eşiği aşan mükellefler zorunlu olarak geçer; eşik altı da isteğe bağlı geçebilir. Entegrasyon: sipariş kargoya verildiğinde (ya da onaylandığında) sistem fatura verisini entegratöre iletir, fatura düzenlenir, PDF müşteriye e-postayla ve hesap sayfasında sunulur, muhasebeye aktarılır. İade, iptal, mikro ihracat ve kurumsal müşteri için ayrı kurallar tanımlanır.
e-Fatura ve e-Arşiv farkı
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Bireysel müşteri ve kayıtlı olmayan mükellef |
| İletim | GİB üzerinden alıcının sistemine | Alıcıya e-posta/kağıt; GİB'e rapor |
| E-ticarette pay | B2B siparişler, kurumsal fatura isteyen müşteriler | Siparişlerin büyük çoğunluğu |
| Kontrol | Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı VKN ile sorgulanır | Otomatik |
Sistem, sipariş verilirken kurumsal fatura seçen müşterinin vergi numarasını GİB listesinde sorgular; kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenler. Bu sorgu entegrasyonun parçasıdır; elle kontrol hata üretir.
Zorunluluk ve geçiş
İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükelleflerde yıllık brüt satış hasılatı belirli tutarı aşanlar (güncel eşik tebliğle belirlenir; yakın dönemde 500 bin TL) izleyen yıl e-Fatura ve e-Arşiv'e geçmek zorundadır. Eşiğin altındakiler de isteğe bağlı geçebilir; e-ticarette entegrasyon avantajı için erken geçiş yaygındır. Ayrıca vergi mükellefi olmayanlara belirli tutarı aşan faturalar, e-Arşiv'e geçilmemiş olsa bile GİB portalından e-Arşiv olarak düzenlenir.
Geçiş: mali mühür ya da e-imza, GİB başvurusu (özel entegratör üzerinden ya da doğrudan), entegratör sözleşmesi, sistem entegrasyonu ve test. Süreç birkaç gün ile iki hafta; mali müşavirle yürütülür.
Entegratör seçimi
Özel entegratörler, faturayı düzenleyip GİB'e ileten ve saklayan lisanslı firmalardır. Seçim ölçütleri: e-ticaret sisteminizde hazır entegrasyonu var mı, fatura başına ya da paket ücret, saklama süresi (10 yıl yasal), API kararlılığı, iade ve iptal desteği, mikro ihracat (ETGB) faturası, muhasebe yazılımıyla bağlantısı, destek kalitesi. Sisteminizin hazır entegre olduğu entegratör, kurulumu günlerden dakikalara indirir.
Sipariş akışında fatura
- Tetikleme: Fatura, sipariş kargoya verildiğinde (en yaygın, teslimatla uyumlu) ya da ödeme onaylandığında kesilir; kural sistemde seçilir. Malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içinde düzenleme yükümlülüğü.
- Veri: Müşteri bilgisi, ürünler (ad, adet, birim fiyat, KDV oranı), indirim, kargo bedeli, ödeme şekli ve tarihi, kargo firması ve gönderim tarihi, site adresi (internet satışı alanları).
- Düzenleme: Entegratör faturayı GİB formatında oluşturur, numara verir, e-Fatura ise alıcıya iletir, e-Arşiv ise raporlar.
- Sunum: PDF sipariş kaydına düşer, müşteriye e-postayla gider, hesap sayfasından indirilir; asistan istendiğinde gönderir.
- Muhasebe: Fatura verisi muhasebe yazılımına ya da ERP'ye aktarılır; mali müşavir GİB'den de görür.
KDV oranları ürün bazlı doğru tanımlanmalı (yüzde 1, 10, 20); yanlış oran düzeltme faturası gerektirir. Kargo bedeli ayrı kalem, hizmet olarak KDV'li. İndirim satır bazlı ya da genel; kupon indirimi faturada görünür.
Özel durumlar
İptal: Fatura kesilmeden iptal edilen siparişte fatura yok; kesildikten sonra iptalde e-Arşiv iptal (belirli süre içinde) ya da iade faturası.
İade: Bireysel müşteriden iadede gider pusulası yerine e-Arşiv iade faturası uygulaması (mevzuat ve entegratör desteğine göre); kısmi iade satır bazlı. Sistem iade onayıyla iade faturasını otomatik üretmeli.
Kurumsal müşteri: Vergi numarası ve unvanla e-Fatura; VKN sorgusu otomatik. B2B bayi portalında cari hesaba işleyen siparişlerde fatura vade bilgisiyle.
Mikro ihracat: KDV'siz (ihracat istisnalı) e-Arşiv fatura, İngilizce açıklama, GTİP, alıcı yurt dışı adresi; ETGB ile eşleşir.
Pazaryeri siparişleri: Pazaryeri müşterisine fatura satıcı keser; entegrasyonla pazaryeri siparişi de aynı akıştan faturalanır, pazaryeri komisyon faturası ayrıca gelir.
Kapıda ödeme: Fatura kargoya verilirken kesilir, ödeme şekli kapıda ödeme olarak işaretlenir; teslim edilmeyen siparişte iptal akışı.
Muhasebe bağlantısı
Entegratör ve muhasebe yazılımı arasında aktarım; mali müşavir faturaları GİB'den ya da entegratör panelinden toplu alır. Ay sonu mutabakat: sistemdeki sipariş sayısı ve tutarı ile kesilen fatura sayısı ve tutarı eşleşmeli; eşleşmeyen sipariş (faturasız teslimat) tespit edilir. ERP entegrasyonu olan işletmede fatura ERP'den kesilir ve e-ticaret sistemine döner; hangi sistemin fatura keseceği baştan kararlaştırılır, iki sistem birden kesmez.
Sık hatalar
- Faturayı elle ve gecikmeli kesmek; 7 gün kuralı ihlali
- VKN sorgusu yapmadan e-Arşiv kesmek (alıcı e-Fatura mükellefiyse geçersiz)
- Yanlış KDV oranı
- İnternet satışı zorunlu alanlarını (ödeme şekli, kargo, site) boş bırakmak
- İade faturasını unutmak; stok ve muhasebe uyuşmazlığı
- Kargo bedelini faturaya yazmamak
- İki sistemden (ERP ve e-ticaret) fatura kesmek
- Ay sonu mutabakat yapmamak
Kurulum kontrol listesi
Entegratör seçildi ve sözleşme yapıldı, mali mühür hazır, GİB başvurusu tamam, sistemde entegratör bağlantısı ve fatura tetikleme kuralı ayarlandı, KDV oranları ürün bazlı doğru, test siparişinde fatura kesildi ve e-posta gitti, iade faturası test edildi, VKN sorgusu çalışıyor, ay sonu mutabakat raporu tanımlı.
e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu e-ticaret sistemimizde yaygın entegratörlerle hazır gelir. İlgili: ERP entegrasyonu rehberi, mikro ihracat ve ETGB. Terimler: e-Fatura ve e-Arşiv, e-Arşiv fatura.
Sık sorulan sorular
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı iki mükellef arasında GİB üzerinden iletilir; e-Arşiv bireysel müşteriye ve kayıtlı olmayanlara düzenlenip GİB'e raporlanır.
E-ticaret yapan e-Fatura'ya geçmek zorunda mı?
İnternet satışı yapan ve yıllık brüt satış hasılatı belirlenen eşiği aşanlar zorunlu; eşik altı isteğe bağlı geçebilir.
Fatura ne zaman kesilmeli?
Teslimden itibaren 7 gün içinde; uygulamada sipariş kargoya verildiğinde otomatik kesmek en düzenli yoldur.
İade faturası nasıl kesilir?
Sistem iade onayıyla e-Arşiv iade faturasını (kısmi iadede satır bazlı) otomatik üretir; entegratör desteğine göre.
ERP varsa fatura hangi sistemden kesilmeli?
Tek sistemden; ERP kesiyorsa e-ticaret sistemi PDF'i gösterir. İki sistemden fatura kesmek mükerrer fatura üretir.
